文档管理程序是以数字方式 最好的文档管理软件 组织公司所有信息和运营流程的重要工具。这类软件帮助我们对业务运营的关键文档和文件进行分类，然后随时找到我们需要的信息。
在本文中，我们将看到几 最好的文档管理软件 种云中的文档管理解决方案，为公司和自由职业者提供不同级别的功能。除此之外，我们将看到文档管理程序应具备的功能以及一些示例，以便您可以为您的公司选择最佳的流程软件。
什么是文档管理程序？
文档管理软件的主要目标 电话号码清单 是组织不同规模公司的信息。这些文档管理系统可帮助您对公司随时间收集的所有信息进行分类——从发票和估算，到注释和操作流程文档。
如今，无论规模大小，这 营销活动创建者如何构建潜在客户管理流程，以更少的潜在客户实现更多销售 些类型的工具都是任何企业的必需品。随着时间的推移，您必须存储的信息量不断增加。不，只是因为
文档管理软件的功能
文档管理程序能够以结构化方式组织一系列文件和文档。通过这种方式，您可以将一切组织得井井有条，然后恢复您需要的所有信息。
一些文档管理应用程 海湾电子邮件列表 序更进一步，为您提供更高级的功能，例如数据搜索或业务可追溯性。
接下来，我们将看到文档管理器的一些最基本的功能：
文件存储
文档管理应用程序的首要也是最重要的事情是能够存储所有类型的文件和信息。
随着时间的推移，您的企业将生成许多不同类型的文档：
- 发票、预算和工作报告
- 带有想法和发展的笔记
- 合约模式
- 专业知识和操作流程
其中一些文档是作为公司义务的一部分生成的，即开具发票或记录费用。
在其他情况下，记录您的流程并遵循业务运营的方法是一种很好的做法。这意味着您将生成大量信息，必须以安全且结构化的方式存储这些信息。
文档访问控制
您公司中生成的所有信息必须大部分是私人的。允许这种访问控制的文档管理器更加灵活，可以帮助您轻松保护业务信息。
然而，拥有完全私有的数据库还不够。最有趣的是使用文档应用程序，它允许您授予某些用户访问特定文件的权限。
一个例子是向协作者提供访问权限，以便他们可以赶上特定项目。如果您可以使用文档管理器执行此操作，则可以更轻松地了解谁访问了该信息。
备份
文档管理应用程序的一个非常重要的细节是安全性。不仅要防止未经授权的访问您的数据，而且要确保数据得到正确保存。
这就是云文档管理系统的亮点。与直接安装在计算机上的文档软件不同，云软件远程安全地存储您的所有信息。此外，每天进行备份以确保信息的完整性也是很常见的。
正是由于这个原因，云端的文档软件通常比安装在本地的文档软件方便得多。
信息检索
选择文档管理器时一个非常重要的细节是您是否可以轻松找到所需内容。
在您的文件中，您会发现发票、预算、合同、流程等等……因此拥有良好的搜索和过滤系统至关重要。最好的文档数据库软件是那些允许您通过多个条件和搜索字段查找数据的软件：
- 文件名
- 创建日期
- 价格
- 关联客户
- 标签
而且，最重要的是您的文档管理程序能够使用标签。标记是一个非常强大的工具，可以帮助您以个性化的方式对信息进行分类 – 例如，您可以将文档标记为重要的或与特定业务相关的文档。
文件追溯
在任何公司中，您生成的所有信息通常都以某种方式相互关联。
例如，您的客户将有一个客户文件，其中应关联迄今为止执行的所有项目。或者，对于您开发的操作流程，这些应该链接到相应的文档。
文档可追溯性使您可以将文档追溯到其来源，并了解与其相关的其他信息。在这种情况下，理想的情况是能够从联系人跳转到报价，或者从报价跳转到发票等等。
使用具有可追溯性的文档管理软件可以在解决事件时更轻松地查找信息。